Pour commencer, écrire un e-mail est devenu chose plus que courante. Que ce soit dans la vie de tous les jours ou bien dans la vie professionnelle. De nos jours il demeure très important de savoir écrire un e-mail. Les échanges effectués par ce mode de communication ont de très gros impacts. Il vaut mieux savoir s’exprimer et connaître les quelques règles de l’écriture d’un mail.
Pourquoi est-il important de savoir écrire un e-mail ?
Pour commencer, il faut savoir que le mail représente la personne qui l’écrit. Il peut être envoyé afin de faire des réclamations, pour vous adresser à votre supérieur hiérarchique, pour postuler pour un poste de travail ou tout simplement pour répondre à une personne. En bref, tout ce qui peut constituer votre réseau professionnel ou non. Il est important de savoir comment rédiger correctement un courriel afin que votre message soit clair et facile à comprendre. Si votre courriel est mal écrit, il pourrait être mal interprété ou mal compris.
En outre, un courriel bien rédigé peut vous aider à établir des relations avec vos collègues et vos clients. Une relation solide est la clé du succès dans toute entreprise commerciale. En prenant le temps de rédiger un bon courriel, vous montrez que vous vous souciez du destinataire et que vous accordez de l’importance à la relation.
Les 8 étapes pour écrire un e-mail
Pour rédiger un mail, il faut non seulement respecter certaines règles, mais aussi respecter certaines étapes, surtout lorsque se sont des échanges professionnels.
Choisir l’objet du mail
Dans un premier temps, il faut que l’objet du mail soit court et explicite sur le contenu. Cela sert à indiquer au lecteur de quoi il retourne.
Ne vous trompez pas sur la formule d’appel
Choisissez bien votre formule de départ. Ne vous trompez pas. Évidemment vous n’allez pas dire bonjour de la même manière si c’est une communication professionnelle ou personnelle? L’impact peut être très important.
Composez le premier paragraphe de votre mail
Il faut expliquer le plus précisément et le plus brièvement possible le pourquoi vous souhaitez joindre votre interlocuteur. Détaillez une petite introduction de l’objet de votre e-mail.
Créez le contenu de votre mail
Vous devez développer votre demande tout en allant droit au but. Vous devez être claire dans votre démarche. Mais, vous devez également donner toutes les informations nécessaires à votre interlocuteur.
La conclusion
Lorsque vous avez fini de rédiger le coeur de votre mail, il faut conclure. Et ce, tout en mettant une petite phrase explicative de votre attente a l’issu de l’envoi de votre message.
Mettre une formule de politesse
Tout comme la formule d’appel, il faut la choisir soigneusement. Vous devez la sélectionner selon le destinataire du mail.
Ne pas oublier de signer
Si vous détenez un titre comme par exemple, conseiller, directeur… vous devez le mettre accompagné de votre nom et prénom.
Vous devez vous relire
Vous ne devez en aucun cas négliger cette étape car elle est essentielle. En effet, la relecture de votre message permet de vérifier qu’il n’y a pas de faute de frappe ou d’orthographe, et que votre syntaxe est bonne. Si vous constatez des erreurs vous pouvez ainsi vous corrigez.
Les 8 erreurs à ne pas commettre dans un mail
Comme énoncé précédemment, il y a des règles de la langue française à respecter, pour rédiger un mail soigné, mais pas seulement. Pour écrire correctement un email, il y a des erreurs à ne pas commettre.
- Faire des fautes d’orthographe
- Utiliser un langage familier ou grossier
- Il ne faut pas oublier de mettre une formule de politesse au début et à la fin de votre mail. Vous ne pouvez pas utiliser un simple bonjour par exemple
- Ne pas oublier de signer son nom
- Ne pas oublier l’objet de l’email
- Ne pas faire d’erreurs de syntaxe ou de conjugaison
- Ne pas utiliser d’abréviations, car cela donne l’impression que vous êtes feignant ou même que vous ne savez pas écrire
- Eviter d’écrire en majuscule vos mots, le destinataire aura l’impression de se faire crier dessus.
En résumé, il faut adapter votre mail selon le destinataire, être poli, direct et surtout bien se relire avant de l’envoyer. L’importance de l’expression est primordiale et peu quelque peu vous jouer des tours dans le cas ou vous n’appliquez pas certaines règles. Tout comme parler en public qui s’apprend, écrire un e-mail s’apprend également.
Vous pouvez dès à présent rédiger votre message avec plus de sérénité.